Functieomschrijving secretaresse Quantum (0,8 fte)

Functiebeschrijving Afdeling Secretariaat CWI Functiebenaming Projectsecretaresse Quantum (0,8 fte) Plaats van de functie in de organisatie De projectsecretaresse Quantum valt, samen met drie andere CWI-secretaresses, hiërarchisch onder het hoofd secretariaat, en functioneel onder de directeur QuSoft en de groepsleiders van Algorithms & Complexity (A&C) en Cryptologie. Algemeen Doel van de functie is de integrale administratieve en logistieke ondersteuning van de wetenschappelijk directeur QuSoft/voorzitter executive board Quantum Software Consortium/groepsleider CWI A&C en groepsleider CWI Cryptologie, de coördinator QuSoft en de coördinator QSC. QuSoft (Research Center for Quantum Software) is het Amsterdamse samenwerkingsverband tussen CWI, UvA en VU. In het landelijke Quantum Software Consortium (QSC) werkt QuSoft samen met quantumgroepen in Amsterdam (UvA, VU en CWI), Universiteit Leiden en Technische Universiteit Delft/QuTech. De functies van groepsleider A&C, wetenschappelijk directeur QuSoft en voorzitter executive board QSC zijn in één persoon verenigd. Functie-inhoud 1) Secretariële ondersteuning  Je regelt zelfstandig afspraken.  Je bewerkt, verwerkt en formuleert zelfstandig brieven, memo’s, e-mails, als ook presentaties, verslagen en notities.  Je documenteert en archiveert informatie.  Je verleent brede administratieve ondersteuning. 2) Projectspecifieke ondersteuning  Voor het QSC en QuSoft verzamel je gegevens (o.a. tot bij de deelnemende instellingen) en bewerk je wetenschappelijke en zakelijke informatie t.b.v. managementinformatie, (jaar)verslagen, evaluaties en (midterm)reviews.  Je bewaakt afspraken en termijnen en ziet toe op de naleving.  Je houdt de website van QSC, QuSoft en de twee onderzoeksgroepen up to date 3) Organisatorische werkzaamheden  Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van kleine bijeenkomsten en grote evenementen en verzorgt de coördinatie ervan. 4) Overige voorkomende werkzaamheden in opdracht van het hoofd secretariaat CWI  De collega’s van het secretariaat vervangen elkaar in voorkomende gevallen. Functie-eisen  MBO+/HBO-werk- en denkniveau en/of aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.  Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.  Ruime kennis van Office, o.a. Excel, Word en PowerPoint.  Ruime ervaring in het werken met databases.  Ervaring met het beheer van websites.  Servicegericht.  Uitstekend plannen en organiseren.  Zelfstandig en gericht op samenwerking.  Nauwkeurig.  Overzicht over veel details en voortgangsbewaking.  Stressbestendig.  Bereidheid ook buiten vaste tijden te werken.  Ervaring met projectmatig werken is een pré. Functiewaardering CAO-Onderzoekinstellingen schaal 8
Secretaresse Quantum (0,8 fte)

QuSoft (Research Center for Quantum Software) is het Amsterdamse samenwerkingsverband tussen Centrum Wiskunde & Informatica (CWI), UvA en VU. In het landelijke Quantum Software Consortium (QSC) werkt QuSoft samen met quantumgroepen in Amsterdam, Leiden en Delft. Voor deze groepen en de twee betrokken onderzoeksgroepen van het CWI (Algorithms & Complexity (A&C) en Cryptologie) is een vacature voor een professionele en flexibele secretaresse. De werkplek is bij het CWI op Amsterdam Science Park.